KI-Automatisierung für Mittelstand & KMU.
Konkrete Use-Cases mit echtem ROI: Belegerkennung, Telefon-Triage, Recruiting, Lead-Qualifizierung, Chatbots. n8n + OpenAI/Claude, DSGVO-konform, EU AI Act ready. Mit BAFA-Förderung 50-80 % erstattbar. Festpreise ab 1.490 €.
Konkrete Use-Cases mit ROI
Was bei unseren Kunden in den letzten 12 Monaten am häufigsten lief.
Belegerkennung & Buchhaltung
85 % der Eingangsrechnungen werden automatisch klassifiziert, gebucht und ans Steuerbüro durchgereicht. Spart 5-15 Stunden pro Monat. Sinnvoll ab ~100 Belegen monatlich.
Sekretariat / Telefon-Triage
KI-Voice-Agent nimmt Anrufe ausserhalb der Sprechzeit an, klassifiziert nach Dringlichkeit, schreibt Tickets ins CRM, schickt Standard-Infos via Mail. Spart 1 halbe Stelle.
Recruiting / Bewerber-Screening
CVs werden automatisch gegen Anforderungsprofile geprüft, Top-Kandidaten priorisiert, Standard-Fragen vor dem Telefonat geklärt. Reduziert Screening-Zeit um 70 %.
Vertrieb / Lead-Qualifizierung
Eingehende Leads werden automatisch nach Score klassifiziert, Erstantwort innerhalb 30 Sekunden, Termine direkt in den Kalender. Conversion-Rate steigt typisch um 15-30 %.
Kunden-Support / Chatbot
80 % der Standardfragen (Öffnungszeiten, Preise, Status) werden direkt beantwortet. Komplexere Fälle landen mit Vor-Kontext beim Mitarbeiter. DSGVO-konform mit EU-Hosting.
Workflow-Automation (n8n)
E-Mail-Eingang → CRM-Eintrag → Slack-Notification → Kalender-Termin → Folge-Mail nach 3 Tagen. Beliebig komplex zusammensteckbar, läuft auf eurem eigenen Server.
Tech-Stack
Was wir nutzen, warum, und worauf bei DSGVO zu achten ist.
n8n (Self-Hosted)
Open-Source Workflow-Engine. Läuft auf eurem eigenen Server, keine Daten an Drittanbieter. 400+ Integrationen out-of-the-box (Slack, Discord, Gmail, CRM, etc.).
OpenAI GPT-4 / GPT-4o
Für komplexe Text-Verarbeitung. EU-Endpunkte für DSGVO-Konformität verfügbar. Wir konfigurieren die Datenschutz-Einstellungen so dass deine Daten NICHT zum Training genutzt werden.
Claude 3.5 / 4 (Anthropic)
Für lange Dokumente und kritische Aufgaben (Buchhaltung, Verträge). Stärker in Reasoning als GPT-4, ähnlich teuer.
Custom GPTs / RAG
Eigene Wissensbasis (Firmen-Wiki, Produktdaten, FAQ) als Vektor-DB. KI antwortet auf Basis EURER Daten, nicht generisch.
Voice (ElevenLabs / Cartesia)
Für Telefon-Bots mit echter Stimme. Latenzarm, kann unterbrechen werden, mehrsprachig.
DSGVO-Compliance & EU AI Act
Wir konfigurieren alles so dass es DSGVO-konform ist UND mit dem EU AI Act ab 2025/26 funktioniert. Schulung der Mitarbeiter ist Pflicht — bieten wir mit an.
BAFA-Förderung: 50-80 % Kosten zurück
Das BAFA-Programm Förderung unternehmerischen Know-hows erstattet 50 % (Bestandsunternehmen) bis 80 % (Jungunternehmen, max. 2 Jahre alt) der Beratungs- und Implementierungskosten für KI- und Digitalisierungs-Projekte. Maximal-Förderbetrag: 4.000 €.
Bedingung: Antrag VOR Projektstart. Wir kümmern uns kostenlos um die Antragstellung, kennen die Hürden und haben bereits mehrere Anträge erfolgreich durchbekommen.
Voller Förder-Guide im BlogHäufige Fragen zu KI-Automatisierung
Was kostet KI-Automatisierung für Unternehmen?
Einstiegs-Projekte (1 Use-Case, z.B. Chatbot oder Belegerkennung) ab 1.490 €. Mittlere Projekte (2-3 Use-Cases, n8n-Setup, Custom GPT) 4.990-9.990 €. Komplexe Voll-Automatisierung mit Voice-Agent, RAG, mehreren Workflows: 10.000-30.000 €. Mit BAFA-Förderung sind 50-80 % erstattbar.
Wie funktioniert die BAFA-Förderung für KI?
Das BAFA-Programm 'Förderung unternehmerischen Know-hows' erstattet 50 % (Bestandsunternehmen) bis 80 % (Jungunternehmen) der Beratungs- und Implementierungskosten für KI- und Digitalisierungs-Projekte. Maximalbetrag 4.000 €. Antrag VOR Projektbeginn nötig — wir helfen bei der Antragstellung kostenlos.
Welche KI-Tools sind DSGVO-konform?
OpenAI bietet EU-Endpunkte mit Daten-Verarbeitungs-Vertrag (AVV). Anthropic Claude hat seit 2024 EU-Compliance. Self-Hosted-Modelle (Llama, Mistral) sind technisch DSGVO-konform, aber langsamer + teurer. Wir konfigurieren immer so dass deine Daten NICHT zum Training genutzt werden — explizit im Vertrag.
Was ist der EU AI Act und betrifft er uns?
Der EU AI Act ist seit August 2024 in Kraft. Pflichten für 'High-Risk' KI (Recruiting, Kreditentscheidung, Medizin) ab August 2026. Für die meisten KMU-Anwendungen (Chatbot, Belegerkennung, Marketing-Automation) reicht 'Allgemeine KI-Schulung der Mitarbeiter' als Pflicht — bieten wir mit an (290 € einmalig).
Lohnt sich KI-Automatisierung für kleine Firmen?
Faustregel: KI-Automatisierung lohnt sich wenn eine wiederkehrende Aufgabe pro Monat ≥ 10 Stunden frisst. Beispiele: Belegerkennung bei ≥ 100 Belegen/Monat, Lead-Qualifizierung bei ≥ 50 Leads/Monat, Telefon-Triage bei ≥ 30 Anrufen/Tag. Darunter ist die ROI-Zeit länger als 12 Monate — meist nicht sinnvoll.
Wie lange dauert ein KI-Projekt von Idee bis Live?
Einfaches Chatbot-Setup: 2-3 Wochen. n8n-Workflow mit 1-2 Use-Cases: 4-6 Wochen. Voller Voice-Agent mit RAG: 8-12 Wochen. Custom-GPT mit Firmen-Wissen: 6-10 Wochen je nach Datenmenge.
Brauchen wir eigenes Personal für KI-Wartung?
Nein. Wir nutzen Self-Hosted n8n + Cloud-APIs (OpenAI/Anthropic) — wartungsarm. Optionaler Support ab 199 €/Monat: wir überwachen, justieren Prompts, beheben API-Probleme. Oder du übernimmst selbst nach Schulung.
Ist KI sicher genug für sensible Daten (Buchhaltung, Personalakten)?
Mit richtiger Konfiguration: ja. Wir nutzen EU-Endpunkte, AV-Verträge mit OpenAI/Anthropic, Daten werden nicht zum Training genutzt. Bei besonders sensiblen Daten (Krankenakten, Verträge mit Geheimhaltung) empfehlen wir Self-Hosted Llama oder Mistral statt Cloud-APIs.
Kostenlose KI-Potenzialanalyse
30 Min. Ich schau mir deinen Use-Case an, schätze ROI ein und sag dir was sich rentiert. Inklusive BAFA-Förder-Check.
KI-Preise & Pakete
Alle KI-Pakete mit konkreten Preisen
KI-Buchhaltung
Belegerkennung 85 % automatisiert
KI-Sekretariat
Telefon + Mail + Termine automatisiert
KI-Recruiting
Bewerber-Screening automatisieren
KI für Mittelstand (Roadmap)
Step-by-step Einführung
EU AI Act Schulung
Pflicht-Schulung für Mitarbeiter