Dein virtuelles KI-Sekretariat.
24/7 erreichbar. Nie krank.
Telefon, Mail, Termine, Web-Chatbot, ein vollständiges KI-Sekretariat das die Standardaufgaben einer Bürokraft komplett übernimmt. Deine echten Mitarbeiter machen die wertvolle Arbeit, die KI macht den Rest. DSGVO-konform, EU-gehostet, mit menschlicher Übergabe bei Bedarf.
Das Problem: Eine Bürokraft kann nicht alles
Eine typische Bürokraft im Mittelstand verbringt 70-80% ihrer Zeit mit reaktiver Standardarbeit. Telefon klingelt, Mail kommt rein, Termin wird angefragt. Den ganzen Tag, immer das Gleiche. Wenn sie krank ist oder Urlaub macht, bricht das System zusammen oder du musst eine Vertretung organisieren.
Außerhalb der Bürozeiten (abends, Wochenende, Feiertag) sind du und deine Firma nicht erreichbar. Anrufer landen auf dem Anrufbeantworter, Mails warten bis Montag, Termin-Anfragen verzögern sich. In dieser Zeit verlierst du Kunden an Konkurrenten die schneller antworten.
Die Lösung: 4 KI-Komponenten, ein System
Voice Agent (Telefon)
Geht 24/7 ans Telefon. Beantwortet Fragen, bucht Termine, nimmt Rückrufbitten auf. Übergibt komplexe Fälle an dich.
Mail-Triage
Eingehende Mails werden gelesen, sortiert, beantwortet wenn Standard, weitergeleitet wenn wichtig. Du siehst nur was wirklich relevant ist.
Termin-Management
Kunden buchen direkt freie Slots. Bestätigung sofort, Erinnerung 24h vorher, Umterminierung automatisch.
Web-Chatbot
Auf deiner Webseite eingebettet. Beantwortet Standardfragen, qualifiziert Anfragen, leitet bei Bedarf an WhatsApp oder Mail weiter.
| Zeit | Ohne KI | Mit KI-Sekretariat |
|---|---|---|
| Mo-Fr 8-18 Uhr | Bürokraft bedient Telefon, Mail, Termine | Sekretariat-KI bedient alles, du wirst nur informiert |
| Mo-Fr 18-24 Uhr | Anrufbeantworter, Mails warten bis morgen | Anrufe werden angenommen, Mails beantwortet, Termine gebucht |
| Wochenende | Geschlossen, Kunden gehen zur Konkurrenz | Voll erreichbar, Kunden buchen für Montag |
| Urlaub deiner Bürokraft | Vertretung suchen, Übergabe, oft Lücken | Läuft einfach weiter, ohne Unterschied |
Was es kostet
- KI-Sekretariat Komplett: 2.490 € einmalig + 119 €/Monat (Voice + Mail + Termine + Chat, 300 Anrufminuten/Monat)
- KI-Sekretariat Pro: 3.990 € einmalig + 199 €/Monat (zusätzlich: CRM-Anbindung, Mehrsprachig, 800 Anrufminuten)
- Einzel-Komponenten: Auch einzeln buchbar (siehe KI-Preise)
Beispielrechnung
Mittelständischer Dienstleister (z.B. Steuerkanzlei, Praxis, Werkstatt):
- Aktuell: 1 Bürokraft Teilzeit für 1.500-2.200 €/Monat
- KI-Sekretariat Komplett: 119 €/Monat + Einmalig 2.490 €
- Ersparnis Monat 1: 1.381-2.081 € (nach Abzug Einmalkosten in Jahr 1: 1.100-1.800 €)
- Jahresersparnis ab Jahr 2: 16.500-25.000 €
Wichtig: Es geht nicht darum eine Bürokraft zu kündigen. Es geht darum, ihre Zeit endlich für die wertvolle Arbeit zu nutzen, statt für endloses Telefon-Bedienen. Oder, wenn deine Bürokraft sowieso gerade in Rente geht oder du keine findest, eine vollwertige Alternative zu haben.
Häufige Fragen
Merken Anrufer dass sie mit einer KI sprechen?
In den meisten Fällen nicht direkt. Die Voice Agents 2026 klingen sehr natürlich. Trotzdem: Aus rechtlichen Gründen sage ich am Anfang des Gesprächs dass es ein KI-Assistent ist.
Was wenn die KI eine Frage nicht beantworten kann?
Übergabe an dich oder dein Team, je nachdem wer gerade verfügbar ist. Inklusive aller Infos die die KI bereits gesammelt hat. Kein Doppelt-Erklären.
Was kostet das in der Praxis pro Anruf?
Im Standardpaket sind 300 Anrufminuten enthalten. Das reicht für ca. 150-200 Anrufe pro Monat. Bei mehr: 0,15 € pro zusätzliche Minute. Bei einer durchschnittlichen Praxis mit 40 Anrufen/Tag passt das Pro-Paket besser.
Schluss mit Telefondienst, Mail-Sortieren, Termin-Pingpong
30 Minuten kostenlos. Ich zeige dir Live-Demos von Voice Agents und rechne dir die Ersparnis aus.