EU AI Act: Was Unternehmen seit Februar 2025 zwingend tun müssen

Die schlechte Nachricht: Du bist betroffen

Wenn auch nur ein Mitarbeiter in deinem Unternehmen ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude, Gemini oder ein anderes KI-Tool für die Arbeit nutzt, gilt dein Unternehmen als „Deployer" eines KI-Systems im Sinne des EU AI Act. Und das bringt rechtliche Pflichten mit sich.

Seit dem 2. Februar 2025 ist Artikel 4 EU AI Act in Kraft. Er verpflichtet alle Betreiber von KI-Systemen, ihre Mitarbeiter zu schulen. Ohne Ausnahme.

Was genau verlangt Artikel 4?

Der Wortlaut: „Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen."

Übersetzt heißt das:

• Alle Mitarbeiter mit KI-Zugriff müssen geschult werden
• Die Schulung muss dokumentiert sein
• Die Schulung muss an die tatsächlichen Anwendungsfälle angepasst sein
• Sie muss regelmäßig aktualisiert werden

Was passiert wenn du nichts tust?

Bis August 2025 war das Thema noch entspannt, da die Sanktionen noch nicht griffen. Seit August 2025 sind die Bußgelder aktiv. Konkret:

• Bei Verstößen gegen Artikel 4: bis zu 15 Mio Euro oder 3% des weltweiten Jahresumsatzes
• Bei Einsatz verbotener KI-Systeme: bis zu 35 Mio Euro oder 7%
• Bei falschen Angaben gegenüber Behörden: bis zu 7,5 Mio Euro oder 1%

Was häufig vergessen wird: Wenn ein Mitarbeiter mit KI einen Schaden verursacht (Datenleck durch ChatGPT, diskriminierende Entscheidung durch ein KI-Tool, falsche Auskunft an Kunden), haftet das Unternehmen. Ohne dokumentierte Schulung ist eine Verteidigung praktisch unmöglich.

Die häufigsten Missverständnisse

„Wir nutzen doch nur ChatGPT, das ist doch ein einfaches Tool"

ChatGPT ist ein KI-System im Sinne des EU AI Act. Punkt. Egal wie einfach oder komplex die Nutzung ist.

„Wir sind ein kleines Unternehmen, das gilt für uns nicht"

Die Pflichten gelten ab dem ersten Mitarbeiter. Es gibt keine Bagatellgrenze. Auch ein 5-Mann-Betrieb der ChatGPT nutzt fällt unter die Regelung.

„Wir machen das schon irgendwie nebenbei"

Eine selbstgebastelte 15-Minuten-Einführung reicht nicht. Die Schulung muss inhaltlich angemessen sein (Risiken, Datenschutz, EU-AI-Act-Anforderungen, korrekte Nutzung), dokumentiert und überprüfbar.

Was eine ordentliche Schulung enthalten muss

1. Grundlagen: Was sind KI-Systeme? Wie funktionieren sie?
2. Risikoverständnis: Datenschutz, Halluzinationen, Bias, Sicherheitsrisiken
3. Rechtliche Pflichten: EU AI Act, DSGVO, Urheberrecht
4. Konkrete Anwendungsfälle für eure Branche
5. Was darf ich, was nicht: klare Regeln für den Alltag
6. Dokumentation: wie ihr KI-Einsatz dokumentiert

BAFA-Förderung: Bis zu 80% der Schulungskosten zurück

Das BAFA-Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows" übernimmt 50% (alte Bundesländer) oder 80% (neue Bundesländer) der Kosten für Schulungen und Beratung. Maximale Bemessungsgrundlage 3.500 € pro Beratung.

Eine EU AI Act Schulung für 1.290 € kostet dich also effektiv 645 € (alte BL) bzw. 258 € (neue BL). Bedingung: Der BAFA-Antrag muss vor der Schulung gestellt werden.

So gehst du jetzt vor

Schritt 1: Liste aller KI-Tools die im Unternehmen genutzt werden. Auch ChatGPT-Nutzung über private Accounts zählt.
Schritt 2: BAFA-Antrag stellen (falls Förderung gewünscht), Bearbeitungszeit 4-6 Wochen.
Schritt 3: Schulung durchführen lassen, inklusive Dokumentation und Zertifikaten.
Schritt 4: KI-Policy für die Firma erstellen, Mitarbeiter unterschreiben lassen.
Schritt 5: Schulung jährlich auffrischen, neue Mitarbeiter onboarden.

Hier geht's zu meinem Schulungspaket (1.290 €) oder schreib mir, ich übernehme den BAFA-Antrag mit.